Depois das promessas de ano novo, das festas e férias,voltar ao escritório não é uma das tarefas mais fáceis e agradáveis para muitagente. Nas primeiras semanas de trabalho do ano, muitas tarefas estãoacumuladas, algumas urgências já estão gritando e a sensação de estresse ecorreria começa a aparecer.

Se você é uma dessas pessoas que se identifica com o cenárioacima e está tentando organizar o seu trabalho e cumprir a sua agenda, não sedesespere, é possível organizar seu tempo e colocar sua agenda emdia. Você precisará reservar um tempinho para se planejar, utilizando umaagenda ou software de sua preferência para escrever tudo que deve ser feito.

Se você não consegue mensurar tudo que deve ser feito, ficaimpossível gerenciar seu tempo, então, não negligencie a anotação das suasprioridades. Nunca deixe na cabeça o que deve ser feito. Para ajudá-lo em seuplanejamento e aliviá-lo das mil prioridades e pendências a resolver, sugiroalgumas formas de organização:

Foque nas urgências – A maioria dos cursos de administraçãode tempo dá o equivocado conselho de focar primeiro no importante edepois na urgência. Na prática, se você fizer isso vai matar sua agenda, poisurgências não resolvidas crescem e tomam conta do seu tempo. Foque em resolvertudo que for problema de uma vez, para depois ter tempo de trabalhar noimportante. Mas cuidado, isso não pode ser um estado permanente, ou indicará aexistência de algo muito errado com seu planejamento e essa dica seráinvalidada.

Planejamento x Priorização – Esses dois termos ainda causamuma certa confusão e algumas dúvidas sobre sua aplicação. Dia não se planeja,se prioriza! O que se planeja é o futuro, a antecedência para prevenir que ascoisas se tornem urgentes. Planejar o dia é uma ilusão, pois é impossívelevitar que as circunstâncias e urgências ocorram tentando definir tudo em cimada hora. O planejamento deve ser feito para no mínimo três dias para frente. Odia é resultado desse planejamento prévio e deve ser priorizado, com uma ordemnumérica de execução de tudo que deverá ser feito.

Cuide do seu e-mail – Se você voltou de férias, seu e-maildeve estar lotado. Então, é necessário reservar de uma a três horas para lidarcom ele. Neste período, tenha em mente o objetivo de esvaziar sua caixa deentrada. Para isso só existem três alternativas possíveis para cada e-mail:MOVER (informações importantes para pastas específicas); AGIR (crie tarefas oureuniões, com datas específicas do que precisa ser feito e delete o e-mail);LIXO (se não servir para nada, apague o e-mail, sem dó!).

Deixe de lado o ritmo de férias – Se você ainda está noritmo de festas, praia e comemoração, a preguiça e a procrastinação podem teprejudicar. Realmente leva um tempo para voltar ao ritmo habitual,por isso comece priorizando as coisas mais fáceis, simples e de rápidaexecução. Isso vai ajudar você a começar a entrar no ritmo.

Não perca tempo, mas não pegue pesado – Na volta dasférias, atividades circunstanciais (aquelas que não trazem resultados, só fazemvocê perder tempo) como navegar na internet à toa, fofoquinhas com colegas detrabalho e brincadeiras causam desvio de atenção ao profissional. Uma vezperdido seu foco, leva-se muito tempo para voltar à plena concentração e darcontinuidade à tarefa com êxito. Quanto mais focado estiver, melhor será oresultado do seu trabalho e mais produtivo será o seu dia. Agora no começo, nãopegue pesado com você, não lote seu dia de atividades, distribua atividades de lazer aolongo da semana, procure retomar aos poucos seu ritmo.

Coloque entre as suas metas de Ano Novo ser mais produtivo eaproveite o seu tempo com sabedoria. Administrar bem seu tempo é termaior disposição, mais qualidade de vida e mais realizações para você!

(*) Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil emadministração de tempo e produtividade, é CEO da Triad PS, empresamultinacional especializada em programas e consultoria na área deprodutividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos epalestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros\"A Tríade do Tempo\"; \"Você, Dona do Seu Tempo\"; e\"Estou em Reunião\"; co-autor do \"Mais Tempo, MaisDinheiro\"; \"Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem oque deveriam fazer?\". Sua mais nova obra: 60 estratégias práticas paraganhar mais tempo.

www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br